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A gestão financeira é um enorme calo dos empreendedores. Não faltam dados que apontem falhas contumazes nessa área: de acordo com a Serasa Experian, quase 5 milhões de micro e pequenas empresas terminaram o ano de 2017 negativadas – ou seja, com dívidas em atraso há três meses ou mais.

Uma pesquisa do Sebrae/SP mostrou que 39% dos empresários não sabem qual o capital de giro ideal para abrir o negócio. Outros 31% não têm uma ideia do aporte financeiro necessário para dar suporte à empresa na fase de investimento – ou seja, enquanto as receitas ainda são insuficientes para custear as despesas.

Dirigir uma empresa requer habilidades integradas de gestão, planejamento e negociação. Para obter os lucros do seu esforço à frente de uma empresa, é essencial dominar as finanças do seu negócio. Conheça – e aplique – as 18 dicas abaixo para evitar que sua empresa caia nas estatísticas de falências.

1. Separe a pessoa física da jurídica

Um erro comum de muitos empreendedores é receber pagamentos utilizando a conta bancária pessoal. Em pouco tempo, o gerenciamento das despesas e receitas do negócio se confunde com os boletos e DDAs pagos com dinheiro pessoal. Não é difícil prever que uma empresa assim tende a sofrer com problemas financeiros.

Assim que conseguir seu próprio CNPJ, abra uma conta empresarial. Além de colocar cada conta em seu lugar, essa medida pode ser bastante útil na hora de conseguir empréstimos e benefícios voltados para os pequenos negócios. Cuidar do próprio dinheiro é fundamental para uma gestão financeira saudável da sua empresa.

2. Cuide bem de suas finanças pessoais

Isso não significa que suas contas pessoais mereçam menos atenção. Não existe empresa bem-sucedida que, por trás, tenha um líder completamente falido. Sua persona empresarial está atrelada aos negócios, mesmo que você não seja o único responsável pelo sucesso do negócio.

Fornecedores, gerentes de bancos e concorrentes podem ficar reticentes em negociar com empresas controladas por gestores sem educação financeira. Portanto, antes de pensar em abrir um negócio, seja um bom gestor de seu próprio dinheiro.

3. Controle suas entradas e saídas

Saber exatamente qual foi a receita e o lucro do seu negócio é o primeiro passo para um planejamento orçamentário realista e elaboração de estratégias para o futuro. Ocorre que há empresários negligentes e que tendem a acompanhar apenas as grandes faturas ou despesas.

Mas existem pequenas contas que, juntas, têm um peso significativo no bolso. São taxas das bandeiras e adquirentes de cartões, aluguel da maquineta, juros e encargos, dentre outras. Entenda e acompanhe essas taxas. Se possível, negocie melhores valores e condições.

4. Registre ao longo do ano suas movimentações mensais

Empresas de todos os setores, sobretudo do varejo, sofrem oscilações periódicas nos resultados financeiros ao longo do ano, o que é perfeitamente normal. Registre as movimentações financeiras e faça um acompanhamento mensal para saber quais os melhores meses para a sua empresa.

Lembre-se de comparar meses e trimestres com o mesmo período do ano anterior, não apenas com o intervalo anterior. Dessa maneira, você consegue entender a real evolução do seu negócio.

5. Use esses dados para dar inteligência à sua gestão financeira

Os dados do negócio são gerados pelo ERP, que é um software de gestão integrada da empresa. Dados, em si, não significam muita coisa. Mas, quando reunidos e corretamente interpretados, podem fornecer insights valiosos sobre a empresa. Assim, é possível fundamentar decisões importantes para o futuro do negócio.

6. Estabeleça um valor fixo para sua retirada mensal (pro-labore)

Tecnicamente, sócios de empresas não recebem salários, mas uma remuneração conhecida como pro-labore – expressão latina que, em português, significa “pelo trabalho”. Essa remuneração não se refere aos lucros e dividendos.

Diferente dos salários comuns, o pro-labore não está sujeito às regras trabalhistas, como FGTS, 13o e férias – no entanto, esses benefícios podem ser acertados em acordo entre a empresa e o sócio-administrador.

Por outro lado, é importante estabelecer um valor fixo para a retirada de pro-labore, assim como acontece com as remunerações dos funcionários. Esse valor deve ser estipulado de acordo com o porte da empresa e com as atividades desempenhadas pelo administrador.

Fique atento! Há impostos que recaem sobre as remunerações pro-labore e que variam de acordo com o regime tributário da empresa.

7. Planeje seus investimentos

Quando uma empresa começa a lucrar, é natural começar a pensar nos próximos passos. Uma expansão física, abertura de novas unidades, um novo portfólio de produtos e serviços ou até uma mudança no modelo de negócios: não faltam opções para aumentar a lucratividade.

No entanto, é necessário enxergar o futuro sob a ótica da gestão financeira. Determinada estratégia justifica o investimento? Existe uma previsão de retorno compatível com o gasto? Ou será necessário um aporte externo (empréstimo ou financiamento) para completar o investimento? Nesse caso, qual a taxa de juros?

8. Poupe para rescisões

De acordo com as leis brasileiras em vigência, quando o empregador demite um funcionário sem justa causa, ele deve pagar uma multa indenizatória. Esse pagamento deve ser efetuado no primeiro dia útil após o término do contrato ou no décimo dia da notificação da demissão, caso tenha havido aviso prévio.

O valor da multa é de 40% do FGTS acumulado pelo trabalhador – ou seja, há um sério impacto econômico no caso de uma rescisão unilateral da parte da empresa. No entanto, demissões e admissões fazem parte da rotina de qualquer negócio.

Para evitar prejuízos econômicos decorrentes da suspensão de contratos dos funcionários, acumule uma reserva para pagar esses valores.

9. Tenha um caixa de emergência

Da mesma maneira, é importante formar uma reserva financeira para outras emergências. Por exemplo, quando um consumidor aciona a Justiça e a empresa perde a causa, deve pagar uma indenização. Ações coletivas têm um impacto multiplicado.

São situações que podem acontecer com qualquer negócio. Para garantir a sobrevivência da sua empresa, garanta esses recursos com antecedência.

10. Não vacile com as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas

O Brasil é o país dos Refis para grandes negócios. Pequenos empreendedores, por outro lado, precisam lidar com impostos e obrigações acessórias sem vacilar se quiserem evitar multas e juros por atrasos. Na pior das situações, as atividades do negócio podem ser inviabilizadas por conta de ações na justiça e diversas pendências.

As obrigações acessórias variam de acordo com o regime de tributação da empresa. Optantes do Simples Nacional, por exemplo, precisam apresentar apenas uma declaração por ano ao Governo Federal. Mas também é necessário fornecer informações para os estados (referentes ao ICMS, por exemplo) e municípios (Declaração Eletrônica de Serviços).

O setor ou escritório contábil contratado pela empresa é o responsável por manter os dados da empresa atualizados junto às bases do governo. Mas cabe ao empreendedor realizar os pagamentos dentro do prazo.

11. Entenda o que é lucro (e o que não é)

Receita é diferente de lucro. O volume total de recursos financeiros apurados pelo negócio em determinado período com a venda de produtos e serviços é denominado de receita. O lucro é o resultado da diferença entre receita e custo – essa última função requer bastante atenção.

Subestimar os custos de um negócio é uma das maiores armadilhas para a gestão financeira. Há custos envolvidos na aquisição de produtos, de matérias-primas, na manutenção do estoque, na operação, no marketing e em diversas outras frentes. Em seguida, vêm os impostos, salários e outras obrigações.

Portanto, não confunda o dinheiro arrecadado nas vendas com lucro certo. Você pode acabar assumindo compromissos que não poderá honrar futuramente.

12. Tenha cuidado na hora de formatar seus preços

Uma das etapas mais sensíveis no lançamento de um negócio é a formação dos preços dos produtos e serviços. Longe de ser apenas um número na etiqueta, o preço reflete variáveis mercadológicas (valores praticados pela concorrência) e financeiras (custos diretos e indiretos que recaem sobre o item, bem como uma parcela das despesas fixas e variáveis do negócio).

Mesmo assim, o sucesso de uma política de preços depende da disposição dos consumidores para desembolsarem determinado valor. Preços muito baixos podem favorecer o volume de vendas, mas o lucro torna-se mínimo ou inexistente – não é raro que empreendedores “paguem para vender”.

Preços muito altos, por outro lado, afastam os clientes e geram encalhe de produtos, o que leva a um aumento de custos com manutenção do estoque.

Seja cauteloso na hora de definir os preços e não esqueça de adotar estratégias de marketing para conquistar clientes e facilitar as vendas.

13. Faça compras inteligentes

O processo de compras em uma empresa é diferente das nossas aquisições pessoais no dia a dia. A função de compras nas organizações é um processo estratégico que tem um impacto decisivo sobre prazos de vendas, relação com fornecedores, previsão de demandas e formação de preços.

A gestão empresarial em uma empresa saudável e competitiva depende da abordagem na hora de comprar produtos, serviços e insumos. Um processo bem conduzido implica em redução de custos – por exemplo, quando a empresa consegue barganhar menores preços com os fornecedores em uma grande aquisição.

Para uma política eficiente de compras, você deve ter em mente a previsão de fluxo de materiais na organização, prazos de entrega praticados pelos fornecedores e a gestão de suprimentos. Pequenas economias podem representar uma ampla margem de lucro.

14. Tenha uma estratégia para a gestão dos seus estoques

O gerenciamento do estoque varia de acordo com o porte e segmento da empresa. Negócios de varejo e atacado trabalham com estoque de produtos para revenda, enquanto indústrias utilizam estoques de matérias-primas para beneficiamento. O ponto em comum é a previsão de demanda para evitar que os estoques caiam a níveis muito baixos e inviabilizem os negócios.

Para uma estratégia competitiva de estoques, é necessário entender o volume de vendas ou a capacidade produtiva do negócio e ficar atento a oscilações no mercado que possam provocar uma quebra operacional – como, por exemplo, uma greve dos caminhoneiros ou uma data comemorativa com mais vendas do que o esperado.

Em geral, o mais indicado é trabalhar com um estoque de segurança para que a empresa esteja sempre preparada para os imprevistos e para o próprio crescimento. Mas fique atento para o tamanho dessa reserva: estoque parado gera custos.

15. Seja proativo

Quando se trata de finanças, uma postura passiva seguramente prejudicará a competitividade do seu negócio. Lembra de filmes que retratam a rotina dos operadores de grandes bolsas de valores, como a New York Stock Exchange (NYSE)? Eles não trabalham em um ritmo frenético por acaso: cada segundo pode representar a diferença entre perda ou lucro.

Hoje em dia, cada vez mais atividades de escritório estão automatizadas com a Robot Process Automation (RPA), o que terá um impacto significativo no futuro dos negócios. Portanto, toda proatividade é necessária na gestão dos recursos financeiros de uma empresa.

16. Acompanhe os números das vendas

O departamento de vendas é muito importante para ser visto de maneira separada do resto da empresa ou subordinado apenas à área de marketing. A gestão financeira deve ser integrada às vendas por meio do ERP, onde todas as informações podem ser visualizadas e compartilhadas.

Essa integração é necessária por um motivo simples: as vendas são a principal – em geral, a única, salvo nos casos de organizações com ações negociadas em bolsa – fonte de receita das empresas. O lastro financeiro do negócio depende dos números da equipe de vendas.

17. Evite os juros

A injeção de capital externo no negócio geralmente vem atrelada a um composto indesejado: juros. Quando você contrai um empréstimo ou financiamento, o banco é remunerado na taxas de juros espalhadas pelas parcelas; no fim, você pode ter pago duas vezes o valor tomado de empréstimo.

Essa ferramenta financeira deve ser vista com cautela. Uma coisa é utilizar o empréstimo para expandir o negócio e aumentar a lucratividade. Outra é usar os recursos para o capital de giro ou despesas correntes, o que deve ser evitado. Lembre-se: o dinheiro é do banco e os ativos da sua empresa podem ser colocados como garantia se você não tiver condições de pagar.

Uma empresa competitiva cobre o próprio custeio com as vendas, tomando crédito apenas quando precisa investir em uma expansão mais ousada. Caso contrário, reflete apenas falta de planejamento e demonstra insustentabilidade.

Em todo caso, há taxas e taxas. Os números podem ser negociados com os bancos; quanto mais alto o risco – ou seja, probabilidade de a empresa não pagar –, maiores os juros. Pequenas empresas também podem pleitear taxas subsidiadas com o BNDES, que conta com diversas linhas de financiamento para pequenos negócios.

18. Evite o inchaço da folha de pagamentos

O número de funcionários que uma empresa necessita vai depender do porte, do segmento, do planejamento estratégico e do mercado de atuação. Há situações onde o próprio empreendedor é o único funcionário; há outra em que ele precisa de equipes completas para dar conta da demanda.

Para determinar de quantos funcionários você precisa, crie um mapa dos processos em sua empresa e verifique quantas pessoas são necessárias em cada etapa. O ideal é que a equipe seja enxuta para que a empresa obtenha o máximo de produtividade com o mínimo de custos, mas um déficit de funcionários pode prejudicar seus resultados.

A gestão financeira é uma área estratégica para qualquer negócio; sua ausência, por outro lado, pode ocasionar prejuízos em várias frentes. Profissionais que lidam com as finanças em organizações precisam ter um leque de habilidades e ocupar um posto determinante para que a empresa ganhe competitividade.