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No processo de contratação do empregado, a entrega da documentação correta é fundamental para o sucesso na vida burocrática do empregador e do colaborador. Para o primeiro, porque poderá identificar o profissional e assegurar que as informações são correspondentes, evitando qualquer divergência em possíveis fiscalizações, além de estar em dia, também, com a listagem de documentos dos dependentes para o recebimento do salário família (de acordo com a tabela salarial), pensão alimentícia e IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte. Do lado do colaborador, pois o cadastro no sistema de folha de pagamento é realizado de acordo com os documentos entregues e sua exatidão.

E, tão importante quanto entregar a papelada em ordem, é ter todas as informações sempre atualizadas, seja antes, durante ou depois de estar trabalhando. Principalmente se estiver empregado, é necessária a máxima atenção em verificar se:

– Houve qualquer alteração cadastral (mudança de endereço, de telefone, de e-mail, entre outros);

– Houve mudança de nome em função de matrimônio ou divórcio;

– Nascimento de filho;

– Falecimento de cônjuge ou filho.

Para qualquer um dos acontecimentos acima, enviar com urgência as atualizações para o Departamento Pessoal da empresa, afinal elas interferem sobremaneira em todos os processos mensais.

Como ficou com o eSocial

Com o início de funcionamento do eSocial – projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), criado para simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país –, o processo ficou ainda mais rigoroso, pois é necessário validar os documentos antes da admissão. Por meio do programa, todas as informações são enviadas para o sistema da Caixa Econômica Federal e a admissão só será finalizada se estiverem corretas. Em caso de pendência de documentação, o empregado deverá comparecer à agência da Caixa mais próxima para regularizar a situação. O cadastro é normalizado em 48hs.

Importante salientar que as empresas que concluírem as admissões com os documentos pendentes correm grandes riscos de serem multadas por descumprimento das normas. É necessário que sejam exigentes nas conferências das entregas de todos os documentos para que não haja divergências no processo de fechamentos de folha de pagamentos e encargos. Também é de extrema importância a conscientização das pessoas em deixar atualizados os documentos pessoais. Existem muitos casos em que o processo de admissão é interrompido e a vaga é direcionada para outro candidato justamente pela falta de atualização. Como há pressa na contratação, muitas vezes a empresa não tem como esperar.