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O e-Social inova a sistemática do governo para obter as informações geradas pelo empregador em relação aos seus empregados para conectar de forma padronizada os dados previdenciários e trabalhistas. Tal modelo requer um fluxo disciplinado entre os processos, sistemas e pessoas nas organizações. Isso significa que cada operação dentro da organização que envolva o fato gerador de um trabalhador, como admissão, atestado de saúde ocupacional, alteração contratual, entre outros, até o seu desligamento, se transforma num evento (arquivo xml) a ser transmitido via webservice dentro de critérios e prazos legais

Essa sistemática causou impactos em distintas óticas na implantação do modelo para a Hughes. Na ótica de processos, foram necessários alguns ajustes e adequações nos procedimentos de contratação e mais planejamento para o prazo do fechamento da folha de pagamento, além do saneamento de dados de todos os funcionários, até mesmo daqueles que ainda estão na fase de pré-admissão.

Na ótica da cultura, embora não tenha modificação na legislação trabalhista, o cenário mudou. O que antes era requerido mediante ação presencial por parte do Fisco nas empresas passa a ser online, com acompanhamento em tempo real.

O e-Social é uma plataforma eletrônica que visa a coletar informações de cunho trabalhista e previdenciário decorrentes da relação de trabalho entre a empresa e o trabalhador, com ou sem vínculo empregatício (como no caso dos Autônomos), criando uma base única e centralizadora desse conjunto de informações. Em outras palavras, o e-Social seria uma versão do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados para Emissão de Documentos Fiscais (Sped) para a área trabalhista e previdenciária, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como Caged, Rais, GFIP e Dirf.

Para a empresa, a centralização das informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas. É claro que, de início, o processo é um pouco mais trabalhoso, pois há necessidade de adaptação e alinhamento, mas a tendência é que a entrega das obrigações se torne mais simples.

Assim, para as empresas que ainda estão em fase pré-implantação do e-Social é importante considerar algumas dicas valiosas:

1º. Levantamento de informações (diagnóstico)

Esse deve ser o primeiro passo da empresa: o levantamento do fluxo de informações, do grau de conformidade em relação à legislação e planejar os próximos passos. Essa é uma etapa importante para determinar os recursos necessários para a etapa seguinte e, por isso, decisiva.

2º. Fase de testes no novo ambiente

Considere um período de testes para se adaptar à ferramenta. É de extrema importância também revisar os eventos/rúbricas relacionados à folha de pagamento e aos dados do empregador antes de submeter as informações ao governo.

3º. Organização das informações dos funcionários

Esse é um dos itens que certamente demandam tempo e muito trabalho, pois constitui a inclusão no sistema de todos os dados dos funcionários. O cadastro pede uma série de informações que, em alguns casos, as empresas ainda não possuem – ou as têm, mas estão desatualizadas como por exemplo, endereço, formação acadêmica, estado civil etc.

Para isso esteja preparado com uma força-tarefa com toda a base cadastral de sua empresa, a fim de listar todos os funcionários que apresentem alguma inconformidade e solicite que eles procurem órgãos como Receita Federal e Caixa Econômica Federal, entre outros. Esse é um dos processos mais morosos, pois depende de acertos de agendas entre funcionários e gestores. Esteja preparado para organizar essas informações.

4. Seu software é compatível?

É de suma importância verificar isso com antecedência. Verifique se o software utilizado para a folha de pagamento “conversa” diretamente com a plataforma do e-Social, de maneira que as informações sejam enviadas automaticamente.