Introdução
Muito se tem questionado a eficiência e eficácia do modelo de gestão condominial tradicional. A sobrecarga de atividades nas administradoras de condomínio, decorrentes do excesso de ocorrências, faz com que o fator tempestividade seja um grande problema, que causa insatisfações e compromete o processo de tomada de decisões pelo corpo diretivo. Uma administradora tradicional, mesmo com uma carteira enxuta de edifícios, é sobrecarregada de atividades, muitas vezes, incompreendidas pelo cliente. Diametralmente, oposto do que a outra parte imagina, existe uma infinidade de peculiaridades que precisam ser organizadas com logística distinta das expectativas do cliente. Nesse contexto, tem sido uma tendência a autogestão e consequente procura por escritórios de contabilidade. Nesta percepção, o artigo tem o objetivo de apresentar um panorama acerca da rotina da gestão condominial e apontar os condomínios como uma oportunidade de negócios para os Profissionais de Contabilidade.
A introdução dessa temática é propícia porque pretende contribuir apresentando uma nova realidade que permeia a gestão de condomínios e um moderno conceito de administrar.
Condomínios
Para um adequado gerenciamento condominial é essencial que a gestão seja pautada no código civil, convenção do condomínio, regulamento interno e decisões de assembleias.
O síndico deve se dedicar a sua verdadeira função, que é a de zelar pelo patrimônio comum, gerenciando da melhor maneira possível os recursos financeiros para atender aos anseios de todos os condôminos, no que diz respeito à documentação, manutenção e valorização da propriedade. Nesse caso, o síndico necessita das ferramentas necessárias para ser um bom gestor e desempenhar seu papel com excelência.
Destarte, as dificuldades e desafios são grandes, o síndico necessita das informações financeiras em tempo real para análises e tomada de decisões e nem sempre consegue receber as informações com a tempestividade esperada. Nesse laço, muitos condomínios buscam uma solução por meio da autogestão. Na autogestão procura-se por profissionais técnicos para assessoria documental, em outras palavras, o processamento de dados e a contabilização. Ademais, existe uma cultura decorrente do contexto econômico de busca por uma forma de gestão que minimize os custos. Em relação a tal aspecto, o custo de contratação de um escritório de contabilidade e inferior a uma administradora de Condomínio.
A tradicional forma de gestão, por meio de administradoras de condomínios, deixou de ser interessante para muitos condomínios. Especialmente àquelas que utilizam o método de conta pool. A conta pool é uma conta unificada da administradora, onde o controle de movimentação de cada condomínio é segregado apenas por informações demonstradas sem a possibilidade de realizar a conciliação bancária. O que resulta em dificuldades relacionadas ao aspecto da confiança e entendimento pelos usuários das informações.
Há administradoras que atuam com conta corrente separada para cada condomínio, sendo a forma mais adequada, porque permite aos usuários interessados nas informações financeiras realizar a confrontação dos saldos apresentados no balancete e o extrato bancário para verificação da veracidade das informações.
Dificuldades, Dilemas e Vantagens
Conforme mencionado anteriormente, a rotina de uma administradora de condomínio é sobrecarregada, porque, além de atender o síndico, há também o atendimento aos demais componentes do corpo diretivo, moradores, funcionários, prestadores de serviços e os imprevistos. Sendo despendido muito tempo só com o atendimento, postergando outras atividades importantes, como: a prestação de contas e outros atos de gestão. No entanto, muitas vezes, o síndico não tem essa percepção e amplitude e se sente insatisfeito com a tempestividade da entrega dos serviços. Considerando que uma administradora tem uma carteira de edifícios, o fator tempestividade é um desafio constante. Nesse cenário, é evidente que há vantagem para os escritórios de contabilidade, já que o relacionamento é limitado ao representante legal (Síndico).
Autogestão
A autogestão é uma prática existente há algumas décadas e tem sido uma tendência contemporânea. As dificuldades encontradas junto às administradoras, a necessidade de redução de custos, dificuldade com o aspecto da confiança têm sido as razões para muitos condomínios optarem pela autogestão.
No sistema de administração pelo modelo autogestão, a gestão é realizada pelos próprios condôminos com apoio de profissionais da área administrativa e contábil, cuja finalidade desse tipo de gestão é a redução da taxa condominial. No entanto, é imperativo mencionar que em relação à assessoria técnica deveria ser destinada, exclusivamente, aos Contadores. Concernente a isto, é importante comentar que os condomínios, sejam comerciais, residenciais, verticais e horizontais, necessitam de uma estruturação contábil baseada nas Normas Brasileiras de Contabilidade. Embora não haja obrigatoriedade da escrituração contábil, há obrigação do corpo diretivo na prestação de contas aos condôminos e as contas precisam ser aprovadas em Assembleia Geral Ordinária que ocorre anualmente. Ademais, todo o planejamento estratégico da valorização do bem comum é pautado nas informações geradas pela contabilidade.
Diante desse contexto, são os Profissionais de Contabilidade que estão aptos a proporcionar meios para atingir os interessados nas informações. Lembrando que essas informações, diferentemente de uma empresa, precisam atingir usuários leigos no entendimento dos procedimentos contábeis, portanto, a linguagem precisa ser simples e transparente. Nesse laço, vale mencionar que a Resolução 1374/2011 do Conselho Federal de Contabilidade defende a importância da informação contábil produzida de forma que possa atender às necessidades de diversos usuários; bem como elenca as características qualitativas fundamentais e de melhorias para produção adequada das informações contábeis.
Contabilidade Condominial
A contabilidade condominial tem um papel preponderante na gestão condominial e deve ser pautada na confiabilidade, tempestividade, compreensibilidade, comparabilidade. Atualmente, existem condomínios com uma arrecadação superior a muitas empresas e a complexidade legal tem sido ampliada, especialmente no que diz respeito aos recursos humanos.
A contabilização, em regra, é efetuada pelo método de partidas simples, em regime de caixa, o que possibilita fácil entendimento pelos usuários das informações. O plano de contas deve ser personalizado de maneira que o resultado final das demonstrações financeiras seja bem compreendido por todos os moradores, independente da sua formação acadêmica. Vale lembrar que o Contador, preliminarmente, deve estudar a Convenção do Condomínio e verificar as contas obrigatórias que devem nortear a implantação e contabilização.
Em relação às facilidades, a situação ideal seria adquirir um programa com capacidade de atender às especificidades do ambiente do condomínio, tais como: realizar o processamento de dados dos boletos para o pagamento das cotas condominiais mensais, com possibilidade de integração da prestação de contas no boleto. A parte funcional é facilidade da baixa dos pagamentos realizados por permitir os lançamentos automáticos da arrecadação de recursos e apuração dos inadimplentes. No caso dos condomínios de pequeno porte não há necessidade de investimento em sistemas modernos e específicos.
A prestação de contas deve contemplar: demonstrativo sintético dos saldos de todas as contas, relatório analítico de despesas, relatório analítico da receita por unidade autônoma, relatório de receitas e despesas eventuais, relatório dos inadimplentes, relatório de acordos de dívidas.
De modo geral, os condomínios exigem a montagem da pasta de prestação de contas com o termo de aprovação de contas que deve ser assinada pelo corpo diretivo (síndico, subsíndico e membros do Conselho), nesse termo, o corpo diretivo concorda com as despesas, saldos e os atos e fatos da gestão em geral. Complementando, um termo assinado pelo Contador declarando a exatidão da contabilização.
O Contador deve analisar o custo-benefício, caso faça a opção por trabalhar sem sistema específico para condomínios haverá mão de obra em produzir informações manuais, o que demanda tempo e risco. Além disso, a montagem da pasta de prestação de contas que é um serviço manual que demanda tempo relevante. Adicionalmente, o cliente pode solicitar outros serviços como: elaboração de editais, atas, cartas de cobrança de inadimplentes, relatórios de despesas/receitas previstas e realizadas, gráficos, entre outros.
Considerações Finais
Este artigo não pretendeu esgotar o assunto, mas introduzir – em rápidas pinceladas – as percepções de oportunidades de negócios para os escritórios de contabilidade. Cabe ao profissional interessado realizar o planejamento estratégico e refletir acerca de sua disponibilidade de tempo e outros recursos para atender às peculiaridades desse nicho que demanda tempo considerável como um cliente empresarial ou até mais dependendo do porte do condomínio.
Os Profissionais de Contabilidade devem, preliminarmente, visualizar o condomínio como uma empresa com peculiaridades semelhantes e distintas de uma empresa ao qual está habituado com a rotina. Em síntese, é uma vertente diferenciada por se tratar de uma entidade sem fins lucrativos, isento de algumas obrigações legais às quais estão sujeitas as empresas com fins lucrativos. Ressalta-se que é imperativo o conhecimento da rotina de um condomínio, ainda que de forma incipiente, para posterior análise da forma de contabilização e obrigações acessórias antes de enveredar por essa trajetória de negócios que possui grande envolvimento destakeholders.
Apesar, do arquivamento do Projeto de Lei nº 6 de 2001, cuja proposta era determinar que a prestação de contas mensal fosse elaborada por contabilista, indiscutivelmente, esse é um espaço para os Contadores. Levando em conta a capacidade técnica para viabilizar as informações garantindo que essas não sejam levianas. Em última análise, conquistar credibilidade junto aos condôminos interessados em acompanhar a saúde financeira do seu condomínio.
Referências
PROJETO DE LEI. Determina que a prestação de contas mensal e anual dos condomínios seja elaborada por contabilista. Disponível em: <http://www.al.sp.gov.br/propositura/?id=134019&tipo=1&ano=2002> Acesso em 16 mar. 2018.
CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Resolução 1.374/2011. Disponível em: <http://portalcfc.org.br/wordpress/wp-content/uploads/2013/04/NBC_TG_COMPLETAS03.2013.pdf> Acesso em 17 mar. 2018.
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA. Lei do Condomínio 4.591/64 Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/CCivil_03/leis/L4591.htm> Acesso em 17 mar. 2018.
*Ieda Maria Zavatieri: Contadora, Empresária, Consultora de Negócios, Professora Mestra em Ciências Contábeis pela Fundação Escola do Comércio Álvares Penteado – Fecap.
http://www.sindcontsp.org.br/menu/noticias-sobre-o-sindcont-sp/id/54556430/
Sistema vai unificar envio de documentos administrativos para o Governo Federal
Os condomínios têm até junho deste ano para se enquadrar no e-Social, sistema de escrituração digital de informações fiscais previdenciárias e trabalhistas. A adequação obrigatória traz mudanças para os síndicos e administradores, que pagarão multas por atrasos no envio das informações dos funcionários e colaboradores que atuam na área condominial.