ECD: saiba como corrigir erros nos livros contábeis

Uma dúvida bastante comum entre gestores e profissionais contábeis, está relacionada à possibilidade de fazer a retificação da Escrituração Contábil Digital (ECD), caso existam erros.  Vale lembrar que o prazo para a transmissão do documento terminou no dia 30 de julho e na ECD não existe a opção de retificação, mas não se preocupe. Elaboramos […]

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Uma dúvida bastante comum entre gestores e profissionais contábeis, está relacionada à possibilidade de fazer a retificação da Escrituração Contábil Digital (ECD), caso existam erros.

Vale lembrar que o prazo para a transmissão do documento terminou no dia 30 de julho e na ECD não existe a opção de retificação, mas não se preocupe.

Elaboramos esse artigo para te explicar como você pode fazer a correção para evitar penalidades. Acompanhe!

O que é a ECD?

A Escrituração Contábil Digital é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Esse documento tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Retificação

A substituição da ECD para correção de informações só é admitida até o fim do prazo de entrega.

Então, depois de autenticados, os livros somente podem ser substituídos em casos de erros que interfiram nos resultados demonstrados pela escrituração, segundo o artigo 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2020.

Sendo assim, é necessário fazer as correções através do  lançamento contábil extemporâneo. Isso vale para os seguintes casos:

  • identificação de erros materiais que demandem a reemissão das demonstrações contábeis e sua reaprovação pelos órgãos de governança e pelos acionistas;
  • quando a finalização e aprovação das demonstrações contábeis ocorreram em data posterior ao arquivamento da ECD com saldos diferentes.

Por outro lado, se não for possível fazer o ajuste com o lançamento contábil extemporâneo, a retificação de lançamento feito com erro em livro já autenticado pela Junta Comercial deverá ser cancelada.

Além disso, será apresentada a escrituração substituta através da apresentação de Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual deve integrar a escrituração substituta e conter, no mínimo:

  • a identificação da escrituração substituída;
  • a descrição pormenorizada dos erros;
  • a identificação clara e precisa dos registros que contenham os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado;
  • a autorização expressa para acesso do Conselho Federal de Contabilidade a informações pertinentes às modificações;
  • a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes mencionados no §2º, inciso II, quando estes julgarem necessário.

Termo de Verificação

Esse documento precisa ser assinado pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos.

Nos casos de demonstrações contábeis que tenham sido auditadas por auditor independente, deve ser assinada pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.

Para os livros em papel ou fichas, deve ser registrado o termo de cancelamento que será lavrado na mesma parte do livro onde consta o termo de autenticação.

Substituição do livro digital

No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é “Substituta”. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PGE do Sped Contábil.

Valide o livro no PGE do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil. Depois, assine e faça a transmissão.

Na dúvida, fale conosco

Fonte: Rede Jornal Contábil .

Quais são os principais tipos de livros contábeis?

Dentre as obrigações das empresas está a escrituração e manutenção dos livros contábeis, que está prevista no Código Comercial Brasileiro. Diante disso, devem ser registradas todas as informações sobre acontecimentos financeiros do empreendimento ao longo do ano.

No entanto, muitos profissionais de contabilidade ainda enfrentam problemas com o fisco, devido à falta de atenção aos livros contábeis. Por isso, hoje vamos falar sobre os principais livros contábeis e a importância destes livros para a gestão contábil da sua empresa. Acompanhe!

Para que servem os livros contábeis?

São documentos onde estão registradas todas as informações de caráter econômico e financeiro de uma empresa. Através destas informações, é possível que o contador acompanhe a saúde financeira do empreendimento e, juntamente com o empresário, possam realizar um planejamento financeiro de médio a longo prazo.

Tipos de Livros Contábeis

Para cada tipo de empresa existe uma série de livros obrigatórios, e nós listamos abaixo os principais. Confira:

Livro Diário:

Neste livro devem ser registradas todas as movimentações financeiras, como as entradas e saídas que não alteram as finanças, assim como as obrigações fiscais e as provisões de recebíveis. É importante ressaltar que o livro diário se trata de uma obrigatoriedade pela legislação comercial, desta forma, é possível documentar a escrituração contábil de crédito e débito em ordem cronológica, por isso, tenha atenção ao registrar informações como a data e local, histórico e valor.

Vale ressaltar que é necessário registrar o Livro Diário no órgão competente – seja a junta comercial ou o cartório. O livro deverá estar encadernado, ter todas páginas numeradas, e não poderá conter rasuras, emendas ou borrões. Deverá ser escriturado em língua portuguesa e moeda nacional e não poderá conter espaços ou linhas em branco. Logo após essa elaboração, todos os registros servirão de base para ser feito o balanço patrimonial de sua empresa.

Livro Caixa:

Neste livro são registradas as operações relacionadas à bens numerários e ajuda na elaboração da Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC). Assim, os registros devem ser feitos de forma cronológica e devem constar data, histórico, entradas, saídas e saldo.

Este documento registra todas as operações que envolvam bens numerários, estes registros são feitos em ordem cronológica, ou seja, de acordo com as movimentações decorrentes de suas atividades. Este tem caráter facultativo, mas ainda é muito utilizado entre as empresas, pois, serve na maioria das vezes como um aliado para elaboração da obrigatória Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).

Livro Razão:

Através desse livro é possível fazer o controle de todas as contas patrimoniais que foram descritas no Livro Diário, a fim de saber sobre os registros contábeis que possam estar em aberto. Desta forma, todos os lançamentos também deverão conter a data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

Além disso, é preciso que o livro esteja disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício. No Livro Razão, cada uma das contas registradas no Livro Diário terá uma folha de controle exclusiva no Livro Razão; todos os lançamentos deverão conter as seguintes colunas: data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

Livro de Registro de Prestação de Serviços:

Deve ser elaborado pelas empresas com o objetivo de registrar documentos fiscais relacionados àquelas que exerçam atividades que são sujeitas à apuração do ISS (Imposto Sobre Serviço) que se trata de um imposto municipal.

Livro de Registro de Inventário:

Ressaltamos que este livro é obrigatório para todas as empresas, de acordo com o Regulamento de Imposto de Renda (RIR). Através dele é possível registrar a quantidade e o valor de produtos, mercadorias, além de outros bens que estejam disponíveis na data em que será realizado o balanço patrimonial do período. Mesmo que seja obrigatório a especificidade da elaboração deste documento pode variar de acordo com a legislação de cada estado da federação.

Livros complementares

Também são chamados de auxiliares e não representam, necessariamente, um dever para todas as empresas. Eles possuem à função de ajudar na organização e controle das informações da empresa. Diante disso, podemos destacar:

Livro de Inventário: é usado para registrar o estoque de mercadorias da empresa. Será de uso obrigatório sempre que a empresa mantiver produtos estocados no período de balanço; podendo ser anual ou trimestral (lucro real). Assim, devem ser registradas as informações relacionadas à mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados e em fabricação, etc.

Livro de Registro de Duplicatas: é opcional para as empresas, exceto quando a mesma adota um regime no qual ocorra vendas de mercadorias que gerem duplicatas. Assim, quando for emitida uma duplicata, é preciso escriturar o Livro de Registro de Duplicatas com data e valor de cada fatura expedida; nome e domicílio do cliente, sem que haja rasura, borrões, emendas ou entrelinhas estejam presentes no documento.

Livros de Entrada e de Saída de Mercadorias: são obrigatórios para quem atua no setor comercial e voltados à escrituração de documentos fiscais. É feito de forma similar ao Livro Diário, pois as informações devem ser registradas de maneira individual e cronológica.

Benefícios

Existem alguns benefícios em manter seus livros contábeis em dia, como:

  • Fazer o controle financeiro e econômico detalhadamente apurado;
  • Reduz dos riscos de aplicação de multas por parte do fisco, com a certeza de que tudo está sendo feito conforme a legislação vigente;
  • Melhoria da gestão e tomada de decisão quando aliado a um bom software ERP, propiciando vantagens sobre os concorrentes.

Escrituração Contábil Digital?

Com a migração da escritura contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as empresas devem estar atentas, e verificar quais livros estão obrigadas a apresentar.

Assim, poderá manter a escrituração contábil, conforme legislação comercial e fazer a devida transmissão através da Escrituração Contábil Digital (ECD), conforme disposto na Instrução Normativa RFB 1.252/2012.

Por Samara Arruda

Fonte: Rede Jornal Contábil .