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ECD: quais são os livros que a compõem e devem ser transmitidos?

Os profissionais de contabilidade devem estar atentos e em sintonia com as atualizações das obrigações contábeis das empresas. A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo.

Os profissionais de contabilidade devem estar atentos e em sintonia com as atualizações das obrigações contábeis das empresas. A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os livros que compõem a compõem

Depois de concluída, a ECD deve ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA) especificamente desenvolvido para esse fim, disponível no site da Receita Federal, e deve ser transmitida ao Sped até o dia 30 de junho. Este prazo foi prorrogado. Antes era dia 31 de maio.

Mas quais são os cinco livros essenciais que compõem a ECD? O que é o SPED Contábil? Vamos esclarecer na leitura a seguir. Acompanhe!

O que é SPED contábil?

O SPED contábil é o sistema onde devem ser transmitidas todas as transações contábeis relacionadas a uma empresa. Trata-se de uma das obrigações acessórias do SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital e tem como principal objetivo padronizar os arquivos digitais.

Por meio do SPED contábil, a Receita deseja aumentar o controle da fiscalização, facilitando o acesso aos arquivos contábeis das empresas. Para as empresas, é benéfico, pois, a transmissão digital dos arquivos substitui o envio dos mesmos em papel, gerando economia de gastos, economia de tempo e maior controle das informações transmitidas.

O que é ECD?

Como dissemos anteriormente, a sigla ECD significa Escrituração Contábil Digital. Ela foi criada com o objetivo de modernizar os processos contábeis e substituir a escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo digital.

Quais os livros que compõem a ECD?

Esses livros são muito importantes para a pessoa jurídica. E, dada a sua essencialidade, eles são divididos em três tipos: livros fiscais, livros contábeis e livros sociais. Veja:

  1. Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  2. Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  3. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

O envio dos documentos deve ser realizado no SPED Digital, que é um sistema desenvolvido pela Receita para centralizar o envio de documentos contábeis de pessoas jurídicas à Receita Federal.

Livro Diário

Tanto a versão digital quanto a impressa possuem a mesma finalidade. Ambas as versões devem utilizar a moeda corrente no país e o idioma local. Os lançamentos devem ser registrados de forma clara, com linguagem mercantil e seguir uma ordem cronológica de dia, mês e ano.

O Livro Diário impresso precisa ser encadernado e ter suas folhas numeradas tipograficamente, ter uma numeração única, conter os termos de abertura e encerramento preenchidos na primeira e última página respectivamente e ser autenticado pelas Juntas Comerciais.

No caso do Livro Diário digital, este também precisa conter os termos de abertura e de encerramento e seguir a ordem cronológica de dia, mês e ano dos registros. A diferença é que ele poderá ser elaborado e assinado digitalmente pelo representante da empresa e pelo contador responsável pela escrituração.

Livro Diário Auxiliar

Este livro contém os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida. Está previsto no § 1º do art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil).

Livro Diário com Escrituração Resumida

Vinculado ao livro auxiliar, o Livro Diário com Escrituração Resumida se faz obrigatório pela legislação comercial, e registra as operações da empresa, no seu dia a dia.

A escrituração do Diário deve obedecer as Normas Brasileiras de Contabilidade – NBC. Como o próprio nome remete “Diário com Escrituração Resumida”, o contador tem que fazer um resumo das principais movimentações da empresa.

Livro Razão

O Livro Razão (também denominado “Razão Auxiliar”) é obrigatório pela legislação comercial e tem a finalidade de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes do balanço.

Ele é um registro de escrituração que tem a finalidade de coletar dados cronológicos de todas as transações registradas no Livro Diário e organizá-las por contas individualizadas.

Com o Livro Razão, é possível controlar o movimento de todas as contas contábeis separadamente. Esse controle individual permite apurar saldos e seus resultados e, assim,fornece um histórico detalhado de transações e o saldo atual de cada conta do sistema contábil, durante o período selecionado.

Livro de Balancetes Diários e Balanços

Neste livro são escriturados todos os fatos contábeis que provoquem alteração no patrimônio da entidade, referindo-se ao documento que comprova a sua existência.

Fonte: Jornal Contábil

Quais são os principais tipos de livros contábeis?

Dentre as obrigações das empresas está a escrituração e manutenção dos livros contábeis, que está prevista no Código Comercial Brasileiro. Diante disso, devem ser registradas todas as informações sobre acontecimentos financeiros do empreendimento ao longo do ano.

No entanto, muitos profissionais de contabilidade ainda enfrentam problemas com o fisco, devido à falta de atenção aos livros contábeis. Por isso, hoje vamos falar sobre os principais livros contábeis e a importância destes livros para a gestão contábil da sua empresa. Acompanhe!

Para que servem os livros contábeis?

São documentos onde estão registradas todas as informações de caráter econômico e financeiro de uma empresa. Através destas informações, é possível que o contador acompanhe a saúde financeira do empreendimento e, juntamente com o empresário, possam realizar um planejamento financeiro de médio a longo prazo.

Tipos de Livros Contábeis

Para cada tipo de empresa existe uma série de livros obrigatórios, e nós listamos abaixo os principais. Confira:

Livro Diário:

Neste livro devem ser registradas todas as movimentações financeiras, como as entradas e saídas que não alteram as finanças, assim como as obrigações fiscais e as provisões de recebíveis. É importante ressaltar que o livro diário se trata de uma obrigatoriedade pela legislação comercial, desta forma, é possível documentar a escrituração contábil de crédito e débito em ordem cronológica, por isso, tenha atenção ao registrar informações como a data e local, histórico e valor.

Vale ressaltar que é necessário registrar o Livro Diário no órgão competente – seja a junta comercial ou o cartório. O livro deverá estar encadernado, ter todas páginas numeradas, e não poderá conter rasuras, emendas ou borrões. Deverá ser escriturado em língua portuguesa e moeda nacional e não poderá conter espaços ou linhas em branco. Logo após essa elaboração, todos os registros servirão de base para ser feito o balanço patrimonial de sua empresa.

Livro Caixa:

Neste livro são registradas as operações relacionadas à bens numerários e ajuda na elaboração da Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC). Assim, os registros devem ser feitos de forma cronológica e devem constar data, histórico, entradas, saídas e saldo.

Este documento registra todas as operações que envolvam bens numerários, estes registros são feitos em ordem cronológica, ou seja, de acordo com as movimentações decorrentes de suas atividades. Este tem caráter facultativo, mas ainda é muito utilizado entre as empresas, pois, serve na maioria das vezes como um aliado para elaboração da obrigatória Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).

Livro Razão:

Através desse livro é possível fazer o controle de todas as contas patrimoniais que foram descritas no Livro Diário, a fim de saber sobre os registros contábeis que possam estar em aberto. Desta forma, todos os lançamentos também deverão conter a data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

Além disso, é preciso que o livro esteja disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício. No Livro Razão, cada uma das contas registradas no Livro Diário terá uma folha de controle exclusiva no Livro Razão; todos os lançamentos deverão conter as seguintes colunas: data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

Livro de Registro de Prestação de Serviços:

Deve ser elaborado pelas empresas com o objetivo de registrar documentos fiscais relacionados àquelas que exerçam atividades que são sujeitas à apuração do ISS (Imposto Sobre Serviço) que se trata de um imposto municipal.

Livro de Registro de Inventário:

Ressaltamos que este livro é obrigatório para todas as empresas, de acordo com o Regulamento de Imposto de Renda (RIR). Através dele é possível registrar a quantidade e o valor de produtos, mercadorias, além de outros bens que estejam disponíveis na data em que será realizado o balanço patrimonial do período. Mesmo que seja obrigatório a especificidade da elaboração deste documento pode variar de acordo com a legislação de cada estado da federação.

Livros complementares

Também são chamados de auxiliares e não representam, necessariamente, um dever para todas as empresas. Eles possuem à função de ajudar na organização e controle das informações da empresa. Diante disso, podemos destacar:

Livro de Inventário: é usado para registrar o estoque de mercadorias da empresa. Será de uso obrigatório sempre que a empresa mantiver produtos estocados no período de balanço; podendo ser anual ou trimestral (lucro real). Assim, devem ser registradas as informações relacionadas à mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados e em fabricação, etc.

Livro de Registro de Duplicatas: é opcional para as empresas, exceto quando a mesma adota um regime no qual ocorra vendas de mercadorias que gerem duplicatas. Assim, quando for emitida uma duplicata, é preciso escriturar o Livro de Registro de Duplicatas com data e valor de cada fatura expedida; nome e domicílio do cliente, sem que haja rasura, borrões, emendas ou entrelinhas estejam presentes no documento.

Livros de Entrada e de Saída de Mercadorias: são obrigatórios para quem atua no setor comercial e voltados à escrituração de documentos fiscais. É feito de forma similar ao Livro Diário, pois as informações devem ser registradas de maneira individual e cronológica.

Benefícios

Existem alguns benefícios em manter seus livros contábeis em dia, como:

  • Fazer o controle financeiro e econômico detalhadamente apurado;
  • Reduz dos riscos de aplicação de multas por parte do fisco, com a certeza de que tudo está sendo feito conforme a legislação vigente;
  • Melhoria da gestão e tomada de decisão quando aliado a um bom software ERP, propiciando vantagens sobre os concorrentes.

Escrituração Contábil Digital?

Com a migração da escritura contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as empresas devem estar atentas, e verificar quais livros estão obrigadas a apresentar.

Assim, poderá manter a escrituração contábil, conforme legislação comercial e fazer a devida transmissão através da Escrituração Contábil Digital (ECD), conforme disposto na Instrução Normativa RFB 1.252/2012.

Por Samara Arruda

Fonte: Rede Jornal Contábil .