Arquivo de home office na pandemia

O que esperar no futuro com o crescimento do trabalho híbrido?

A pandemia da Covid-19 expandiu o crescimento de um trabalho que já existia, mas que se tornou rotina nestes últimos dois anos em que a doença se disseminou. O home-office foi a saída implementada pelas empresas como forma de evitar a demissão, assim como a disseminação e contágio do vírus, o que influenciou diretamente no seu funcionamento interno. Com essa atitude, um novo modelo de negócio que já vinha ganhando força ganhou um espaço de destaque no mercado, que é o trabalho híbrido.

Os colaboradores podem exercer suas atividades na estrutura física da organização e na outra parte em casa de forma mais confortável e segura. Devido aos seus benefícios, tanto para empresa quanto para profissionais, as expectativas de crescimento do trabalho híbrido são bastante positivas.

Mas como será o futuro daqui por diante? Acompanhe.

O que é trabalho híbrido?

Trata-se de um modelo de trabalho que possibilita que o funcionário trabalhe tanto na empresa quanto à distância O funcionário pode estar em casa ou em qualquer local que seja melhor para desempenhar suas funções.

Essa forma combina características tanto da atividade presencial como em home office. Ou seja, o colaborador pode oscilar com momentos presentes na empresa como em outros de forma remota.

Como é o procedimento neste tipo de trabalho?

No trabalho híbrido é possível definir escalas de profissionais atuando de maneira presencial, por exemplo, em dias alternados, trabalhar dois dias na empresa e o restante home office, entre outros, não sendo exigido que eles estejam presentes na companhia todos os dias. Nesse caso, os critérios estão estabelecidos de acordo com a estratégia implementada, com foco no que é melhor para o seu negócio e para a equipe.

É preciso estar atento ao que a Reforma Trabalhista diz sobre o assunto, já que a lei estabelece as bases legais e normas relacionadas ao teletrabalho (trabalho remoto) e, dessa forma, reduzir os riscos que possam levar a uma futura demanda judicial, por exemplo, entender sobre a elaboração de um documento sobre o acordo entre as partes, verificar a necessidade ou não da marcação e ponto, jornada de trabalho etc.

Características do trabalho presencial

No formato presencial, os funcionários precisam cumprir uma jornada de trabalho determinada pela empresa, com horário de entrada e saída. Além disso, é necessário registrar o ponto e eventuais horas-extras.

Também, todos os integrantes do time precisam estar presentes de forma simultânea, cumprindo horários determinados, onde as atividades ocorrem na estrutura física da empresa.

Características do home office

No modelo home office, todos os funcionários atuam de forma remota, sem a necessidade de estar fisicamente na empresa para exercerem suas atividades trabalhistas, além da possibilidade de cada um definir o melhor horário para desempenhar as funções.

O modelo de trabalho híbrido não é totalmente novo e também não surgiu durante a pandemia. No entanto, foi amplamente implementado no período atual, tendo em vista que muitas empresas já permitiam esse formato flexível. Então, a crise somente criou espaço para o crescimento do home office.

O formato possibilita uma boa opção para o futuro.

Como o trabalho fica daqui pra frente?

O home office trouxe muitos benefícios para os funcionários. Tanto é assim que muitos almejam continuar trabalhando à distância por alguns dias da semana. Isso pode trazer benefícios também para o empregador, pois não traz prejuízos e nem a queda da produtividade. Pelo contrário, em muitos casos pode até elevar.

Entre os principais pontos de destaque está uma maior sensação de segurança em tempo difíceis, como o provocado pela pandemia, maior flexibilidade, qualidade de vida e bem-estar, ocasionando em mais motivação e vontade de permanecer nos quadros da empresa.

Sendo assim, o que se espera do futuro é que mesmo após a pandemia, a tendência dos profissionais por um trabalho híbrido aumentará, e as empresas que não estiverem preparadas para essa mudança vão perder grandes chances de melhores resultados e maior competitividades.

Cabe aos novos empreendedores e às empresas já existentes disponibilizar ferramentas, espaços e recursos para trabalhar em equipe pelo engrandecimento do negócio, mesmo que seja, em parte, à distância.

Fonte: Jornal Contábil.

Home Office: O que aprendemos durante esse tempo?

Quem poderia imaginar um mundo onde grande parte das empresas adaptariam suas estruturas de trabalho ao home-office em menos de 15 dias? O que parecia ser algo impossível, aconteceu e já dura um ano. Em dezembro de 2020, essa era a rotina padrão de 43% das empresas no país, segundo dados da consultoria BTA.

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Em dezembro de 2020, essa era a rotina padrão de 43% das empresas no país, segundo dados da consultoria BTA.

Enquanto a transição foi tranquila para algumas, para outras foi e ainda está sendo extremamente complicada.

Mas, essa parece ser uma tendência que veio para ficar. Segundo um estudo feito pela FGV, esse modelo de trabalho deve crescer 30% no país em um cenário pós pandemia.

Enfrentamos altos e baixos, mas muitas lições têm sido aprendidas. Aponto aqui as seis mais importantes para a nossa própria empresa, a Pontaltech.

#1 Necessidade de planejamento: Uma das nossas maiores preocupações foi como manter as rotinas de trabalho, o alinhamento de expectativas, a comunicação e, principalmente, como conciliar tudo isso com questões pessoais, em especial para os que tem filhos pequenos.

Diante de tantas situações aparentemente complicadas, a melhor forma de gerenciá-los é se planejando – afinal, se não tivermos o mínimo de organização, tudo isso pode rapidamente se tornar um caos.

#2 Aumento da produtividade: Contrariando a ideia de que o home-office causa enormes distrações aos profissionais, uma pesquisa realizada pela Pulses mostrou que 78% dos brasileiros se sentem mais produtivos trabalhando remotamente.

Ao trabalhar de casa, os profissionais não precisam gastar tempo se deslocando até a sede da empresa e podem personalizar seu local de trabalho de acordo com o que mais lhe agrada (conforto, iluminação, música de fundo).

#3 Autonomia e agilidade: Acompanhar de perto o trabalho de cada profissional pode se tornar uma missão difícil no home-office, especialmente para empresas de grande porte.

Nesse sentido, a autonomia e agilidade das equipes faz diferença. Reuniões desnecessárias e conversas aleatórias foram consideravelmente reduzidas, dando espaço para reuniões programadas que aumentaram a agilidade e eficiência no desempenho das tarefas. Isso contribuiu para que a organização das entregas fique cada vez mais clara e objetiva.

#4 Monitoramento de resultados: Monitorar os resultados das equipes é uma estratégia fundamental para analisar o que está dando certo e o que deve ser aperfeiçoado.

Com o home-office, isso se tornou ainda mais importante. Uma das nossas estratégias foi a adoção de ferramentas para gestão de OKRs e controle de projetos, que mostram questões como os resultados conquistados por cada equipe ou individualmente, além do tempo gasto. Ter controle é imprescindível em uma situação como essa.

#5 Importância da comunicação: Manter uma comunicação clara e assertiva é um fator indispensável para qualquer empresa, e sua falta pode acarretar interpretações equivocadas e falhas na entrega de resultados.

Para evitar esses problemas no home-office, é importante usar ferramentas de conversação online tanto interna, como o Slack, quanto externa, como o Meets e o Zoom. A comunicação precisa de uma atenção especial para que nada fique mal-entendido.

#6 Integração de novos funcionários: Uma das maiores vantagens do home-office é que se tornou possível contratar profissionais de outras regiões – ou até mesmo países – para integrar o time da empresa.

Usando todas as ferramentas de comunicação e monitoramento, a integração desses profissionais à rotina da organização e a seus colegas se dá naturalmente.

Obviamente, há sempre o cuidado de enviar um kit de boas-vindas, com mimos e material de trabalho para as casas dos colaboradores para que eles se sintam parte da equipe.

A conexão pessoal no dia a dia do trabalho continuará sendo importante. Mas, esse um ano de home-office provou que não há a menor necessidade de reunir todo mundo no mesmo local ao mesmo tempo para gerar bons resultados.

É preciso ter confiança nos colaboradores e deixá-los encontrarem os melhores caminhos para atingirem os resultados esperados. Aqui, isso tem dado certo.

Por Carlos Secron é CEO fundador da Pontaltech, empresa de tecnologia especializada em comunicação digital omnichannel.

Como o modelo híbrido de trabalho influencia na organização das empresas

A pandemia de covid-19 pegou as empresas despreparadas no início. As medidas de distanciamento social obrigaram a adoção do home office nas relações de trabalho.

Entretanto, conforme o tempo foi passando, o que era visto de forma preconceituosa revelou-se uma ferramenta essencial para manter a produtividade e reduzir os custos. Agora, com a possibilidade da vacina no horizonte e uma futura “normalização”, muitas empresas já adotam (ou pensam em adotar) o modelo híbrido de trabalho, em que os colaboradores ficam alguns dias em casa e outros no escritório.

Contudo, esse cenário exige adaptação de todos, principalmente em relação à tecnologia e organização.

O trabalho remoto rapidamente foi incorporado tanto por colaboradores e quanto por empresas e, atualmente, já é realidade no país – ainda que a falta de regulamentação jurídica assuste as duas partes em certos casos.

Uma pesquisa conduzida pela Robert Half, consultoria de recrutamento, mostra que 86% dos profissionais gostariam de trabalhar remotamente com mais frequência do que antes da pandemia.

Além disso, um levantamento da Salesforce, empresa especializada em ferramentas de CRM, indica que mais da metade dos trabalhadores brasileiros (52%) trocaria de emprego se tivessem a oportunidade de trabalhar remotamente.

O modelo híbrido surge como uma possibilidade de unir esses dois mundos: a interação presencial no escritório, principalmente para troca de ideias e reuniões, e a atuação remota no conforto de sua residência para outros processos produtivos.

É uma visão tentadora, sem dúvida. Quando bem implementada, é capaz de proporcionar ganho operacional gigantesco ao negócio.

Isso inclui, por exemplo, a otimização da produção, com atividades sendo desenvolvidas com mais eficiência, redução de atrasos, maior desenvolvimento de projetos em equipe, economia nas despesas com o escritório, entre outros benefícios.

Entretanto, é preciso tomar alguns cuidados com dois pontos cruciais. O primeiro deles, evidentemente, é a tecnologia.

Não se trata apenas de garantir os equipamentos e a conectividade necessária ao colaborador para que ele possa trabalhar de casa (algo realmente importante a ser feito).

A empresa precisa garantir uma estrutura completa que permita, entre outras coisas, o compartilhamento de arquivos, a mensuração da produtividade em cada um, o fluxo de trabalho e até coisas mais simples, como as impressões.

Nem todos têm uma impressora em casa – e nem todos os documentos podem ser impressos nesses equipamentos.

Felizmente, empresas oferecem softwares que facilitam essas questões.

Além disso, o segundo ponto a ser observado é a própria estrutura e mentalidade organizacional.

Adotar o modelo híbrido envolve mais elementos do que simplesmente adotar um calendário de trabalho para cada profissional.

Primeiro porque esse é um sistema mais flexível na relação entre empresa e colaborador.

Ou seja, exige uma nova cultura dentro do local de trabalho, principalmente referente às horas trabalhadas e aos resultados apresentados – cada pessoa tem seu tempo e isso precisa ser levado em consideração.

Segundo porque também passa pela necessária reflexão sobre o próprio espaço do escritório.

Será que o local precisa de tantas mesas e cadeiras nesse formato? Quantas salas de reunião serão necessárias? As respostas dessas questões levam muitas corporações a repensarem até mesmo o tamanho do prédio onde estão sediadas.

Essas situações certamente serão pensadas e debatidas daqui por diante, com muitas companhias adotando o regime híbrido de trabalho após o sucesso do home office durante a pandemia.

Mas isso não significa, evidentemente, que será fácil e pacífico em todos os casos.

O importante, contudo, é compreender que o mundo mudou com a pandemia de covid-19.

O que servia antes não necessariamente terá valor após a doença.

Cabe às empresas se adaptar a este momento e identificar qual regime de trabalho garante a produtividade e rentabilidade necessária em todos os seus processos.

Por Rodrigo Reis, Diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

Home Office: Como acompanhar a saúde dos colabores através da telemedicina

Com a crise do coronavírus, o sistema home office tornou-se, para a grande maioria das corporações, o chamado “novo normal”.

Assim, os colaboradores têm a oportunidade de trabalhar de casa, mantendo suas atividades de rotina, mas com mais liberdade.

Entretanto, cuidar da saúde dos colaboradores tornou-se cada vez mais difícil com o isolamento e o distanciamento social.

Ainda assim, é possível fazê-lo, mesmo à distância, através de startups focadas no modelo de atenção primária, que cuida, especialmente, da prevenção de possíveis doenças dos colaboradores, utilizando a telemedicina e os atendimentos presenciais.

Startups como a Cuidas, especializada em Atenção Primária, contam com alto investimento em tecnologia e profissionais da área médica de excelência.

Todas as decisões são baseadas em dados coletados em cada atendimento, ou seja, a empresa tem uma oferta completamente personalizada.

Dessa forma, é possível acompanhar de perto a saúde física e mental de cada um.

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Sendo assim, cada caso é analisado e cuidado da maneira que deve ser.

Dessa maneira, a empresa consegue ficar mais confiante e oferecer uma melhor qualidade de vida para seus colaboradores, mesmo no home office.

Uma vez que o modelo de Atenção Primária visa acompanhar a vida das pessoas, não importa a idade, a ideia é que as consultas sejam uma maneira de prevenir que algo mais sério aconteça no futuro.

É importante contar com um parceiro para cuidar da saúde de seus colaboradores.

Eles merecem e, mais ainda, precisam – especialmente no momento em que vivemos.

Dessa forma, você não só garantirá a alta performance que deseja para sua empresa, mas fará do seu colaborador parte real do ecossistema da sua corporação.

Por Rafael Weiss, Head de Marketing da Cuidas, healthtech que utiliza tecnologia para conectar médicos às empresas para realização de atendimentos de saúde.

Home office: Confira dicas de segurança para o trabalho remoto

O ano novo começou com a confirmação de mais dias de isolamento social pela frente e, nesse contexto, algumas tendências estabelecidas em 2020 seguem fortes em 2021. A principal delas é o home office, que, apesar de dividir opiniões, segue sendo uma solução para inúmeras empresas.

Com a possibilidade de passar mais um ano nessa realidade, ou mesmo de manter o sistema de trabalho híbrido, a segurança da casa e dos bens passou a ser uma preocupação a mais para as empresas.

De acordo com dados da Superintendência de Seguros Privados (Susep), em junho de 2020 a procura por por seguros residenciais aumentou 21% comparado ao mês de maio do mesmo ano, demonstrando, logo no início da pandemia, um crescente interesse na segurança e prevenção de danos no domicílio com a rotina migrada para a casa.

Para Felipe Barranco, CEO e cofundador da Flix, seguradora digital com foco na venda de seguros e assistências residenciais, a solução para o problema é simples, mas demanda uma atenção especial das companhias.

“É evidente que a pandemia trouxe inúmeros desafios para o mercado como um todo, mas, agora que sabemos que essa realidade será ainda mais duradoura, é o momento de pensarmos no que deu certo e em pontos que precisam ser aprimorados, a fim de gerirmos os impactos de 2020 e garantir a segurança dos colaboradores , comenta Barranco.

Pensando nisso, o especialista separou três dicas para planejar um ano com menos imprevistos financeiros e garantindo mais suporte para os colaboradores que precisam fazer da casa seu escritório. Confira:

1. Encare a casa do seu colaborador como extensão da sua empresa

Quando o isolamento social começou, muitas empresas tiveram que se adaptar rapidamente ao home office e, com isso, muitos colaboradores viram a necessidade de adequar suas casas para suprir a estrutura que tinham no escritório.

Depois de quase um ano, é importante que as empresas passem a entender como auxiliar nessa extensão e estruturar soluções que atendam essa nova realidade.

Uma alternativa é olhar além de dinâmicas para fazer com que a rotina seja mais leve, compreendendo inclusive os benefícios oferecidos aos colaboradores e suportes que auxiliam no trabalho remoto.

“Muitas empresas decidiram por não dar continuidade ao vale transporte e ao vale refeição, uma vez que não é mais necessário pegar ônibus e metrô ou almoçar em restaurantes, outras mantiveram a ajuda de custo com a alimentação e optaram por pagar parte da internet e energia, mas poucas foram as que pensaram no seguro como alternativa aos imprevistos.

Afinal, se acontece um acidente com o computador da empresa ou ele gera um problema na casa do colaborador, quem é o responsável pelo conserto?” , explica Barranco.

A Flix, por exemplo, estruturou uma série de assistências denominadas “help desk”, que visam oferecer suporte para itens terceirizados, evitando o prejuízo de ambas as partes em casos de acidentes ou danos aos materiais.

Os serviços incluem configuração de e-mail, consultoria para melhoria do computador, suporte à softwares, sistema operacional, otimização e reparo do computador, hardware, suporte ao usuário, VPN e FTP, servidor, smartphones e tablets, smartwatches, sistema operacional, assistência para equipamentos periféricos, smart TV e até video games.

2. Incentive uma rotina de trabalho que não consuma a sua equipe

Trabalhar em casa proporciona menos tempo no trânsito e, por consequência, mais tempo para atividades pessoais. Pelo menos, era este o discurso no início do isolamento social. Com o passar dos meses, foi comum ver temas relacionados a burnout ganharem relevância e levantar novas discussões sobre a produtividade em casa.

Mesmo com a incerteza de uma retomada rápida e com bons resultados, manter o time motivado e engajado é primordial para um trabalho mais estratégico.

Nesse cenário, é interessante entender como foi o ano dos colaboradores, quais eram as suas maiores preocupações e como esse momento impactou a rotina deles e, a partir disso, montar uma ação para minimizar danos à saúde física e mental, além de incentivar o desenvolvimento do trabalho de forma mais leve.

3. Faça uma análise dos desafios de 2020 e aplique soluções para não repetir os problemas

Um bom primeiro passo para pensar nas metas, levando em consideração o momento, é analisar o impacto da pandemia e isolamento social para o seu negócio. O home office funcionou?

Se não funcionou, como melhorar esse cenário com a continuidade do modelo? Como foi o desempenho do seu time trabalhando de casa? Tem algo que a empresa pode fazer para ajudar no engajamento e desenvolvimento dos profissionais?

“Com quase um ano de experiência, é possível mapear os gaps e propor iniciativas mais assertivas para conquistar os objetivos durante a retomada e, também, se preparar para mais meses como os vividos em 2020”, aconselha Barranco.

Fonte: Rede Jornal Contábil.

Home Office: É preciso reavaliar processos, políticas e controles internos

A pandemia da Covid-19 levou muitas empresas a mudarem a forma como trabalham, transferindo boa parte de suas estruturas para o home office.

Segundo dados do IBGE, cerca de oito milhões de pessoas estão atuando nessa modalidade no País, o que tem levado as organizações a repensar suas políticas de compliance e controles Internos.

“Quem ainda não tinha programas de compliance provavelmente está correndo atrás para implementá-los”, analisa Francisco Sant’Anna, presidente do Ibracon – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil.

“As empresas acabaram ficando mais expostas nesse sentido. Por isso, é preciso intensificar as ações de compliance, aprimorar os processos de controle interno e fortalecer a comunicação, para que os colaboradores consigam receber essas informações”, explica.

O Report to the Nations – 2020, estudo global sobre casos de fraude, realizado pela ACFE (sigla em inglês para Associação dos Examinadores Certificados de Fraudes) em empresas, órgãos governamentais e organizações não-governamentais, mostrou que a maioria dos casos de fraude ocorrem internamente (99%), sendo que a maioria dos casos envolve funcionários (41%), diretores (35%) e executivos / proprietários (20%).

O estudo foi realizado entre janeiro de 2018 e setembro de 2019, com a análise de 2.500 casos de fraudes em 125 países, dentre eles o Brasil, que trouxeram prejuízos de aproximadamente US$ 3,6 bilhões em todo mundo.

“O cenário do levantamento é anterior à pandemia, onde, mesmo presencialmente e com os mecanismos antifraude, ainda ocorriam casos.

Agora, com o distanciamento social, isso pode ser visto como uma oportunidade para que pessoas mal-intencionadas realizem fraudes e ataques virtuais, que podem comprometer a integridade da empresa”, comenta Sant’Anna. “Por isso, é necessário fortalecer todas as esferas do compliance”.

Ainda segundo o estudo, as deficiências de controles internos e a ausência de supervisão são as fraquezas que mais facilitam as fraudes, aparecendo, respectivamente, em 35% e 19% dos casos estudados.

Como muitas empresas não estavam totalmente preparadas para a pandemia, algumas ferramentas de comunicação e tecnologias externas à organização, passaram a ser utilizadas como alternativa.

Um exemplo são as reuniões e as trocas de informações sensíveis por WhatsApp, o uso de e-mails pessoais e a liberação de dados por meio de acessos remotos, como VPN.

“É preciso que uma estrutura adequada seja levada para a realidade do home office. Há políticas, processos e sistemas que precisam ser utilizados no dia a dia, mesmo à distância”, explica Sant’Anna.

Ainda de acordo com o Report to The Nations, a auditoria é apontada como a principal forma de controle antifraude, apontada por 83% das organizações pesquisadas, mesmo que seu objetivo primário não seja a identificação de fraudes.

Em seguida, temos os Códigos de Conduta (81%), Auditorias Internas (74%) e Certificações Financeiras (73%).

Fonte: Jornal Contábil .

Home office: 49% das empresas não sabem se continuarão nessa modalidade após a pandemia

Muitos países já estão retomando suas atividades e algumas regiões brasileiras também estão adotando esse ritmo e liberando a abertura de escritórios e estabelecimentos comerciais, mesmo que as taxas de contágio da Covid-19 ainda estejam crescendo.

Com isso, gestores analisam as mudanças e decidem sobre o futuro do trabalho.

Em pesquisa da Toluna encomendada pela Zoho com 850 brasileiros – dentre eles 450 empresários e tomadores de decisão – sobre business continuity, trabalho remoto e o futuro do home office, 49% das empresas entrevistadas ainda estão incertas em relação ao futuro dos colaboradores após esse período de isolamento social e trabalho remoto.

Segundo Rodrigo Vaca, Diretor-Geral da Zoho Brasil, é possível notar que as decisões sobre trabalho remoto serão tomadas após a normalização das atividades empresariais e controle da pandemia mundial.

“Segundo nossa pesquisa, uma das grandes dificuldades dos empresários e tomadores de decisão foi acompanhar o que seus colaboradores estavão fazendo.

Portanto, essa retomada acontecerá, grande parte, para suprir as necessidades da empresa de manter a excelência no trabalho dos colaboradores e a segurança ao lidar com documentos internos sem comprometer a segurança”, disse ele.

Embora a decisão de continuar com o trabalho home-office ainda não tenha sido tomada por grande parte dos gestores, alguns hábitos serão mantidos e serão essenciais para garantir o desempenho e continuidade dos negócios.

Cerca de 67% dos entrevistados estão em regime de trabalho remoto: 55% migraram para essa rotina por conta da COVID-19 e 12% já trabalhavam remotamente.

Os 33% restantes afirmaram não estarem trabalhando de casa.

Para Rodrigo Vaca os dados demonstram que a maioria das empresas acabou se adaptando ao trabalho remoto, mesmo no curto prazo.

Com o avanço da doença e a necessidade de migrar para o trabalho remoto, a fim de que as empresas pudessem continuar desempenhando suas funções, a Zoho ofereceu gratuitamente o Zoho Remotely, uma plataforma composta por 11 softwares de produtividade, como Zoho Meeting (para reuniões virtuais), Cliq (comunicação interna), ShowTime (apresentações), Projects (gerenciamento de equipes e projetos), WorkDrive (armazenamento e compartilhamento de documentos), Writer (editor de textos) e Sheet (planilhas).

“As empresas com maiores possibilidades precisam auxiliar os pequenos e médios empresários a manterem seus negócios.

Acreditamos que as PMEs sejam o coração das comunidades e por isso, disponibilizamos gratuitamente nossos softwares para qualquer um que precise de ferramentas de ponta e que preza pela segurança de dados e informações”, concluiu o executivo.

Por Zoho Corporation