Lei da desburocratização: Quais documentos não precisam ser autenticados?

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018. Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária. 

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018. Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária.

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Normalmente, essa autenticação acontece em cartórios, onde são aplicados selos ou carimbos que atestam a fidelidade e a veracidade de cópias ou assinaturas de documentos, contratos ou declarações.

Mas afinal, você sabe por que essa autenticação é importante? Continue conosco e descubra!

O que diz a lei da autenticação de documentos?

Como já foi dito no inicio do texto, a Lei n.º 13.726, conhecida como lei da autenticação de documentos ou lei da desburocratização, passou a vigorar desde 8 de outubro de 2018.

Seu objetivo foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da Administração Pública.

Qualquer empresa que deseje adotar documentos na junta comercial precisa apenas levar as documentações originais, sem a necessidade de autenticar as cópias dos documentos, e isso fica claro no Artigo 3º, Inciso II, em que está descrito que:

“§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I – certidão de antecedentes criminais;

II – informações sobre pessoa jurídica;

III – outras expressamente previstas em lei.”

Ou seja, se você deseja adotar documentos da sua empresa na junta comercial, basta levar os originais, sem precisar autenticar cópia de documento.

Com isso, podemos supor que existe documentos que são isentos de autenticação, confira quais documentos precisam ser autenticados e quais não.

Documentos que precisam ser autenticados

Ainda é essencial que quando um cidadão precise constatar a veracidade de um documento, ele apresente a documentação original, para que ocorra a comparação dos dados entre os documentos.

Dentre a lista dos documentos mais autenticados, podemos citar:

  • Históricos escolares;
  • Diplomas;
  • Certificado de conclusão;
  • Certidões de nascimento;
  • Certidões de casamento;
  • Documento de identidade;
  • Contratos sociais;
  • Balanços;
  • Certidões negativas.

Documentos que não precisam ser autenticados

A Lei 13.726/2018, diz que não é mais necessário reconhecer firma ou autenticar documentos para órgãos públicos, sendo assim, isso não é mais uma obrigatoriedade.

Segundo o Artigo 3º da lei da autenticação de documentos, o cidadão fica dispensado de autenticar alguns documentos, principalmente se a pessoa conseguir comprovar informações com outro documento válido.

Dos documentos citados no Art. 3º da Lei n.º 13.726, que se tornam dispensáveis de autenticação, estão:

“I – reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;

II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;

III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;

VI – apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.”

Fonte: Jornal Contábil .

Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

Documentos trabalhistas

O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.

Para a elaboração da folha de pagamento:

Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

  • Atestados Médicos;
  • Dados para lançar na folha de pagamento;
  • Faltas;
  • Hora extras;
  • Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

  • Salários;
  • Pró-labore;
  • Férias;
  • Vale Transporte;
  • Vale Refeição;
  • Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.

Documentos Fiscais

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:

  • Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
  • Conhecimento de transporte;
  • Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
  • Arquivos Eletrônicos:  Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.

Outros documentos para a contabilidade do negócio 

Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

  • Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
  • Extratos bancários;
  • Extrato de aplicação financeira;
  • Extrato de cartão de crédito;
  • Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
  1. Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
  2. Boletos diversos;
  3. Comprovante de aquisição de bens;
  4. Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

Fonte: Jornal Contábil

CT-e: anulação ou substituição? Quais as diferenças e prazos?

Quem trabalha com transportadoras certamente já enfrentou alguma situação que comprometesse um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) já emitido. Então, nesse momento, pode surgir a dúvida de qual processo escolher entre cancelamento, substituição e anulação de CT-e. Essas ações têm ou não o mesmo objetivo? Elas podem ser utilizadas nos mesmos tipos de situações?

Quem trabalha com transportadoras certamente já enfrentou alguma situação que comprometesse um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) já emitido. Então, nesse momento, pode surgir a dúvida de qual processo escolher entre cancelamento, substituição e anulação de CT-e.

Essas ações têm ou não o mesmo objetivo? Elas podem ser utilizadas nos mesmos tipos de situações? Quais as medidas a serem tomadas após o procedimento?

Alguns desses questionamentos são comuns devido ao fato de que os termos são tratados como sinônimos, porém, quando estamos falando de documentos fiscais que são usados nas transportadoras essas palavras têm significados bem diferentes.

Por isso, vamos falar na leitura a seguir sobre o que é cada uma, como emitir e suas peculiaridades. Acompanhe!

O que é CT-e de anulação?

O CT-e de anulação é o documento próprio para solucionar o problema de uma emissão incorreta de documentos anteriores. Ele é indicado quando não há mais como fazer o cancelamento ou emitir uma Carta de Correção.

Exemplos de algumas situações em que ele não pode ser usado:

  • quando a emissão desse documento gerar a descaracterização da prestação de serviço de transporte;
  • quando o erro puder ser corrigido com a emissão de um CR-e Complementar.

No entanto, é importante destacar que o CT-e de anulação é destinado a tomadores que não são contribuintes do ICMS. Portanto, que não emitem Nota Fiscal. Além disso, é preciso conferir as regras de cada estado para emissão deste documento. Isso porque, elas podem ser diferentes e precisam ser levadas em consideração.

O que é CT-e de substituição?

Já o CT-e de substituição é, também, uma solução para o problema de emissão incorreta de um documento anterior. Entretanto, apenas pode ser usado por tomadores que emitem Nota Fiscal eletrônica e são contribuintes do ICMS.

Como é o procedimento e qual prazo para emissão?

Vale dizer que, na prática, ele também anulará o CT-e errado. Para isso, será necessário pedir ao tomador do serviço uma nota fiscal de anulação dos valores para que, posteriormente, o CT-e de substituição seja gerado.

Trata-se de um procedimento bem comum, especialmente para a correção de valores. Isso porque, a Sefaz não autoriza que o pagador do frete seja modificado com o CT-e de substituição.

Outra informação importante é que esse documento tem um prazo máximo para ser emitido de 60 dias. Lembrando que a contagem se inicia com a data de emissão do CT-e que será substituído.

Como é o cancelamento de um CT-e?

O cancelamento de um CT-e é feito antes do início da prestação do serviço de transporte e é indicado quando ocorre algum erro na origem, que é identificado no local, em seguida da sua emissão.

Dessa forma, esse processo somente pode ser realizado antes de iniciar uma viagem ou, então, quando ainda não houve nenhum tipo de impedimento, como passagens por barreiras ou postos de fiscalização.

É preciso ter atenção aos possíveis erros antes do início da operação, pois, com a melhora e com o aumento das ferramentas utilizadas na fiscalização, o tempo disponível para correção e até mesmo cancelamento de documentos fiscais está cada vez mais curto.

Assim, o prazo atual para fazer o cancelamento de um CT-e é de até sete dias, que começa a ser contado a partir da data e da hora em que o CT-e teve sua autorização de uso emitida.

Por fim, algumas condições que interferem no cancelamento de um CT-e. Dentre as mais comuns, estão:

  • a existência de registro de circulação de mercadorias, devido ao fato de o transporte já ter sido iniciado;
  • o evento de emissão de manifesto. Como vimos, para o cancelamento, nesse caso, o manifesto também deve ser cancelado;
  • o CT-e não pode ter sido substituído ou anulado antes de um cancelamento;
  • O CT-e complementado pode ser cancelado desde que ainda esteja no prazo para isso e o complementar for cancelado primeiro.

Portanto, é fundamental conhecer algumas situações que não podem ser corrigidas por meio de uma carta de correção que são:

  • retificação de coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
  • correção na data de emissão ou de saída do CTe;
  • inserção ou correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Como fazer a anulação de um CT-e?

A anulação de um CT-e pode ser realizada durante o processo do frete ou até 60 dias depois da emissão do CT-e na qual se deseja anular. Um ponto importante a ser tocado é que o processo de anulação é diferente para os requisitantes que contribuem e os que não contribuem com o ICMS.

Quando o requisitante não contribui com o ICMS, ele deve emitir uma declaração na qual conste a data de emissão do documento que deve ser anulado, explicitando o erro que levou à sua anulação.

Tendo essa declaração em mãos a transportadora poderá emitir um CT-e de anulação, com os mesmos valores dos serviços e dos tributos, apontando a natureza: “Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”.

Com isso, um CT-e de substituição será emitido destacando os erros do antigo CT-e com a seguinte informação no campo de observação: “Este documento substitui o CT-e [número e data] em virtude de [especificar o motivo do erro]”.

Agora, quando o requerente é contribuinte do ICMS, o processo passa por pequenas mudanças devido ao CT-e 3.0. Conforme o antigo formato, existe a emissão de uma NF-e de anulação, mas também existe uma opção de acionar o desacordo em um evento, fato que exige que a transportadora emita um CT-e de anulação.

Como realizar a substituição de um CT-e?

O CT-e de substituição é aplicado em ambos os casos, isto é, seja o tomador do serviço contribuinte ou não do ICMS. Para a geração de um CT-e substituto quando o tomador do serviço for contribuinte do ICMS é necessário solicitar ao mesmo uma nota fiscal de anulação de valores, pois na emissão do Conhecimento de substituição essa nota deverá ser mencionada.

Já para os casos em que o tomador do serviço não for contribuinte do ICMS, será preciso adotar o procedimento informado anteriormente.

Esse procedimento é utilizado para corrigir valores e até mesmo o tomador do serviço (pagador do frete), sendo que para essa última alteração é necessária a geração do evento “Prestação do serviço em desacordo”. O prazo para emissão desse documento é de 90 dias contados a partir da data de emissão do CT-e original, que será substituído.

Conclusão

Substituição, cancelamento e anulação de CT-e são três alternativas disponibilizadas para fazer correções nesse documento. A principal dica é, esteja sempre em alerta a cada tipo de ação e a quando cada uma deve ser utilizada, assim, sempre que se deparar com algum erro, você saiba tomar a decisão mais correta em um menor tempo.

Fonte: Jornal Contábil

Na abertura de uma empresa o suporte de um contador é essencial

Aqui no Brasil abrir uma empresa pode ser um processo custoso e muito burocrático, para isso é muito importante que o futuro empresário procure um contador qualificado para ajudá-lo neste momento.

O suporte necessário vai além do simples processe de abertura, ou seja, a parte burocrática com o governo, sua empresa que está prestes a nascer precisa crescer, e o contador é o profissional que lhe dará todas as informações e auxílio necessário para tornar este objetivo possível.

Ter a presença de um contador no seu dia a dia é a melhor forma de garantir agilidade e qualidade na resolução de dúvidas e problemas relacionados aos procedimentos do dia a dia, como emissão de documentos fiscais, orientação para crescimento em compliance, respeitando a legislação tributária atual com ênfase na redução da carga tributária sem sonegação fiscal, elaboração de relatórios que mostram o seu crescimento com base na análise dos seus demonstrativos contábeis, o que ajuda na tomada de decisão, sem contar no auxílio ligado a questões de departamento pessoal e societário.

Com o suporte de uma contabilidade eficiente você poderá até mesmo trazer para dentro da sua empresa novas técnicas e até ferramentas tecnológicas que vão lhe ajudar no processo de controle e gestão das suas atividades produtivas, identificando mais facilmente questões internas que podem estar deficientes e necessitem da adoção de alguma ação corretora.

Tudo isso trará vários benefícios, mas o mais visível com certeza serão as reduções de custos, e aumento de competitividade da empresa. Cria-se dessa forma uma empresa que oferece produtos e serviços mais atrativos ao mercado, e uma empresa com muita força estratégica para lidar com as mudanças diárias que acontecem no mundo empresarial. Sua empresa terá a segurança de ter ao seu dispor um profissional cuidadoso e experiente na análise patrimonial além da redução de custos e gastos desnecessários.

Não se pode mais ver o contador como “um mal necessário” como alguns fazem, isso é uma denominação totalmente equivocada e injusta para estes profissionais que dominam esse ambiente de constante mudança, que é o planejamento empresarial.

Por isso ao contratar os serviços de um contador para a abertura de uma empresa informe-se o que ele lhe oferece em termos de planejamento estratégico, pois isso é um diferencial de mercado, e um escritório competitivo não é o que cobra menos, e sim o que oferece mais opções para ajudar o empresário a crescer com segurança. E falando em segurança não pense que tudo fica a cargo do seu contador, ele vai lhe ajudar usando de sua expertise, mas o trabalho de organização é do empresário. Ele é que deve de forma segura ter um pleno controle da sua área financeira, de custos, administrativa, de forma a ser uma presença constante dentro da sua empresa mesmo depois que ela atingir um porte maior.

Fonte: Contabilidade na TV.