Lei da desburocratização: Quais documentos não precisam ser autenticados?

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018. Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária. 

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018. Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária.

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Normalmente, essa autenticação acontece em cartórios, onde são aplicados selos ou carimbos que atestam a fidelidade e a veracidade de cópias ou assinaturas de documentos, contratos ou declarações.

Mas afinal, você sabe por que essa autenticação é importante? Continue conosco e descubra!

O que diz a lei da autenticação de documentos?

Como já foi dito no inicio do texto, a Lei n.º 13.726, conhecida como lei da autenticação de documentos ou lei da desburocratização, passou a vigorar desde 8 de outubro de 2018.

Seu objetivo foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da Administração Pública.

Qualquer empresa que deseje adotar documentos na junta comercial precisa apenas levar as documentações originais, sem a necessidade de autenticar as cópias dos documentos, e isso fica claro no Artigo 3º, Inciso II, em que está descrito que:

“§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I – certidão de antecedentes criminais;

II – informações sobre pessoa jurídica;

III – outras expressamente previstas em lei.”

Ou seja, se você deseja adotar documentos da sua empresa na junta comercial, basta levar os originais, sem precisar autenticar cópia de documento.

Com isso, podemos supor que existe documentos que são isentos de autenticação, confira quais documentos precisam ser autenticados e quais não.

Documentos que precisam ser autenticados

Ainda é essencial que quando um cidadão precise constatar a veracidade de um documento, ele apresente a documentação original, para que ocorra a comparação dos dados entre os documentos.

Dentre a lista dos documentos mais autenticados, podemos citar:

  • Históricos escolares;
  • Diplomas;
  • Certificado de conclusão;
  • Certidões de nascimento;
  • Certidões de casamento;
  • Documento de identidade;
  • Contratos sociais;
  • Balanços;
  • Certidões negativas.

Documentos que não precisam ser autenticados

A Lei 13.726/2018, diz que não é mais necessário reconhecer firma ou autenticar documentos para órgãos públicos, sendo assim, isso não é mais uma obrigatoriedade.

Segundo o Artigo 3º da lei da autenticação de documentos, o cidadão fica dispensado de autenticar alguns documentos, principalmente se a pessoa conseguir comprovar informações com outro documento válido.

Dos documentos citados no Art. 3º da Lei n.º 13.726, que se tornam dispensáveis de autenticação, estão:

“I – reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;

II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;

III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;

VI – apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.”

Fonte: Jornal Contábil .

Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

Documentos trabalhistas

O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.

Para a elaboração da folha de pagamento:

Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

  • Atestados Médicos;
  • Dados para lançar na folha de pagamento;
  • Faltas;
  • Hora extras;
  • Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

  • Salários;
  • Pró-labore;
  • Férias;
  • Vale Transporte;
  • Vale Refeição;
  • Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.

Documentos Fiscais

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:

  • Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
  • Conhecimento de transporte;
  • Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
  • Arquivos Eletrônicos:  Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.

Outros documentos para a contabilidade do negócio 

Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

  • Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
  • Extratos bancários;
  • Extrato de aplicação financeira;
  • Extrato de cartão de crédito;
  • Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
  1. Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
  2. Boletos diversos;
  3. Comprovante de aquisição de bens;
  4. Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

Fonte: Jornal Contábil

Coaf: Saiba quais pessoas estão sujeitas à entrega da declaração de não ocorrência

A Declaração de Não Ocorrência, está prevista pela Resolução CFC nº. 1.530/2017, ela é utilizada para informar aos órgãos competentes sobre a não ocorrência de operações suspeitas de lavagem de dinheiro, ou financiamento ao terrorismo referentes ao ano de 2020. 

A Declaração de Não Ocorrência, está prevista pela Resolução CFC nº. 1.530/2017, ela é utilizada para informar aos órgãos competentes sobre a não ocorrência de operações suspeitas de lavagem de dinheiro, ou financiamento ao terrorismo referentes ao ano de 2020.

As pessoas físicas e jurídicas têm menos de 11 dias para realizar a  entrega da declaração de não ocorrência ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) . O prazo vai até o dia 31 de janeiro.

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Quem é obrigado a entregar a declaração de não ocorrência?

E de acordo com a Resolução n.º 1.530/2017, todos os profissionais e organizações contábeis atuantes nas áreas pública e privada que prestem serviços de assessoria, consultoria, contabilidade, auditoria, aconselhamento ou assistência, mesmo que eventualmente precisam entregar a Declaração de Não Ocorrência.

Também precisam entregar a declaração todos os profissionais e organizações contábeis que tenham relação com as operações que constam na Resolução n.º 1.530/2017:

I – operação que aparente não ser resultante das atividades usuais do cliente ou do seu ramo de negócio;

II – operação cuja origem ou fundamentação econômica ou legal não seja claramente aferível;

III – operação incompatível com o patrimônio, com a capacidade econômica financeira, com a atividade ou ramo de negócio do cliente;

IV – operação com cliente cujo beneficiário final não é possível identificar;

V – operação ou proposta envolvendo pessoa jurídica domiciliada em jurisdições consideradas pelo Grupo de Ação contra a Lavagem de Dinheiro e o Financiamento do Terrorismo (Gafi) de alto risco ou com deficiências de prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, ou países ou dependências consideradas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) de tributação favorecida e/ou regime fiscal privilegiado;

VI – operação ou proposta envolvendo pessoa jurídica cujos beneficiários finais, sócios, acionistas, procuradores ou representantes legais mantenham domicílio em jurisdições consideradas pelo Gafide alto risco ou com deficiências estratégicas de prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, ou países ou dependências consideradas pela RFB de tributação favorecida e/ou regime fiscal privilegiado;

VII – operação, injustificadamente, complexa ou com custos mais elevados que visem dificultar o rastreamento dos recursos ou a identificação do real objetivo da operação;

VIII – operação que vise adulterar ou manipular características das operações financeiras ou a identificação do real objetivo da operação;

IX – operação aparentemente fictícia ou com indícios de superfaturamento ou subfaturamento;

X – operação com cláusulas que estabeleçam condições incompatíveis com as praticadas no mercado;

XI – qualquer tentativa de fracionamento de valores com o fim de evitar a comunicação em espécie a que se refere o Art. 6º;

XII – quaisquer outras operações que, considerando as partes e demais envolvidos, os valores, modo de realização e meio de pagamento, ou a falta de fundamento econômico ou legal, possam configurar sérios indícios da ocorrência dos crimes previstos na Lei nº 9.613/1998 ou com eles relacionar-se.

Não entreguei minha declaração, quais as consequências?

De acordo com o Sinfac-Sp as empresa que não cumprir a obrigação, estará sujeita a APO (Averiguação Preliminar Objetiva). Essa averiguação é aplicada para verificar o cumprimento de comandos da Lei nº 9.613 de 1998, de natureza objetiva, em situações de baixo risco, cuja apuração prescinde de aprofundamentos, pois sua constatação pode se dar de forma direta, tais como a ausência de comunicação de não ocorrência de propostas, transações ou operações passíveis de serem comunicadas ao COAF, conhecida como “declaração negativa” (art. 11, inciso III).

Fonte: Jornal Contábil .

Os 4 documentos contábeis mais importantes para sua empresa

Uma empresa para se manter em funcionamento deve cumprir com diversas obrigações que fazem parte da sua rotina, algumas dessas obrigações são os documentos contábeis, com eles o contador da sua empresa vai te ajudar na administração do seu empreendimento. Os documentos contábeis indicam quais são as condições de uma empresa.

Uma empresa para se manter em funcionamento deve cumprir com diversas obrigações que fazem parte da sua rotina, algumas dessas obrigações são os documentos contábeis, com eles o contador da sua empresa vai te ajudar na administração do seu empreendimento.

Os documentos contábeis indicam quais são as condições de uma empresa, com essa documentação se pode analisar um empreendimento, comprovar a situação deste negócio, e não só isso, se pode buscar soluções para possíveis problemas da sua empresa.

Documentos contábeis são uma parte fundamental de qualquer empreendimento e devem estar sempre em dia e prontos para serem utilizados.

Acompanhe este artigo e veja 4 documentos contábeis de extrema importância para o seu negócio.

Os documentos contábeis

Os documentos contábeis são fundamentais para rotina de uma empresa, afinal, eles contêm informações essenciais para que gestores e contadores possam gerenciar um negócio de maneira competente, mantendo todas as obrigações de uma empresa em dia.

Por meio desta documentação que o contador realizará o seu trabalho, transmitindo declarações, realizando o pagamento de impostos, entre outros trabalhos presentes em uma rotina contábil.

Sem os documentos contábeis o contador não consegue fazer seu trabalho e uma empresa inteira pode ser prejudicada, parte daí a importância desta documentação para saúde de um empreendimento.

4 Documentos Contábeis de extrema importância para uma empresa

Veja abaixo 4 documentos contábeis de extrema importância para o funcionamento de uma empresa:

  1. Comprovantes de pagamento de tributos

Comprovantes de pagamento são fundamentais, é a partir destes documentos que a contabilidade de uma empresa pode trabalhar, principalmente quando falamos das guias de recolhimento dos tributos.

A comprovação do pagamento de tributos é fundamental, para comprovar o cumprimento das obrigações, para relatórios e no que mais for necessário.

É fundamental para um contador guardar os comprovantes dos cumprimentos das suas diversas obrigações.

  1. Documentos trabalhistas 

Os documentos trabalhistas são os comprovantes de pagamentos dos colaboradores, os impostos trabalhistas pagos, folha de pagamento e toda documentação referente aos funcionários de uma empresa.

Esses documentos devem ser guardados por bastante tempo, afinal, vão servir como comprovantes e vão te ajudar a analisar o futuro da sua empresa.

  1. Notas fiscais

Esses são os documentos contábeis mais importantes para  uma empresa, com as notas fiscais a contabilidade de uma empresa calcula os impostos devidos no mês além de muitas outras informações.

As notas fiscais trazem informações sobre os clientes, gastos, vendas e diversas outras informações sobre um período. Elas falam diretamente sobre o faturamento da empresa.

É necessário atenção com essa documentação, erros no envio de notas fiscais são comuns, mas podem gerar multas e outras punições para sua empresa.

  1. Extratos de pagamentos

Como já citamos, destacamos novamente que, comprovantes são fundamentais para o funcionamento de uma empresa, e os extratos de pagamentos trazem informações essenciais.

Informações como o faturamento, que serão utilizadas para calcular os tributos, e se a sua empresa teve lucro ou prejuízo em um determinado período.

Esses documentos contábeis são fundamentais para rotina de uma empresa, auxiliando nas tomadas de decisão que vão definir o futuro de um empreendimento.

Fonte: Jornal Contábil .

ECD: saiba como corrigir erros nos livros contábeis

Uma dúvida bastante comum entre gestores e profissionais contábeis, está relacionada à possibilidade de fazer a retificação da Escrituração Contábil Digital (ECD), caso existam erros.  Vale lembrar que o prazo para a transmissão do documento terminou no dia 30 de julho e na ECD não existe a opção de retificação, mas não se preocupe. Elaboramos […]

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Uma dúvida bastante comum entre gestores e profissionais contábeis, está relacionada à possibilidade de fazer a retificação da Escrituração Contábil Digital (ECD), caso existam erros.

Vale lembrar que o prazo para a transmissão do documento terminou no dia 30 de julho e na ECD não existe a opção de retificação, mas não se preocupe.

Elaboramos esse artigo para te explicar como você pode fazer a correção para evitar penalidades. Acompanhe!

O que é a ECD?

A Escrituração Contábil Digital é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Esse documento tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Retificação

A substituição da ECD para correção de informações só é admitida até o fim do prazo de entrega.

Então, depois de autenticados, os livros somente podem ser substituídos em casos de erros que interfiram nos resultados demonstrados pela escrituração, segundo o artigo 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2020.

Sendo assim, é necessário fazer as correções através do  lançamento contábil extemporâneo. Isso vale para os seguintes casos:

  • identificação de erros materiais que demandem a reemissão das demonstrações contábeis e sua reaprovação pelos órgãos de governança e pelos acionistas;
  • quando a finalização e aprovação das demonstrações contábeis ocorreram em data posterior ao arquivamento da ECD com saldos diferentes.

Por outro lado, se não for possível fazer o ajuste com o lançamento contábil extemporâneo, a retificação de lançamento feito com erro em livro já autenticado pela Junta Comercial deverá ser cancelada.

Além disso, será apresentada a escrituração substituta através da apresentação de Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual deve integrar a escrituração substituta e conter, no mínimo:

  • a identificação da escrituração substituída;
  • a descrição pormenorizada dos erros;
  • a identificação clara e precisa dos registros que contenham os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado;
  • a autorização expressa para acesso do Conselho Federal de Contabilidade a informações pertinentes às modificações;
  • a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes mencionados no §2º, inciso II, quando estes julgarem necessário.

Termo de Verificação

Esse documento precisa ser assinado pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos.

Nos casos de demonstrações contábeis que tenham sido auditadas por auditor independente, deve ser assinada pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.

Para os livros em papel ou fichas, deve ser registrado o termo de cancelamento que será lavrado na mesma parte do livro onde consta o termo de autenticação.

Substituição do livro digital

No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é “Substituta”. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PGE do Sped Contábil.

Valide o livro no PGE do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil. Depois, assine e faça a transmissão.

Na dúvida, fale conosco

Fonte: Rede Jornal Contábil .

Documentos contábeis: Qual a importância deles para sua empresa?

Para garantir o desenvolvimento da sua empresa, é necessário ter organização com as finanças e isso pode ser feito por meio do registro em documentos contábeis.

Para garantir o desenvolvimento da sua empresa, é necessário ter organização com as finanças e isso pode ser feito por meio do registro em documentos contábeis.

Além disso, esses documentos podem ser utilizados para comprovar os movimentos financeiros e lançamentos aos órgãos regulatórios.

A sua ausência desses documentos pode prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, além de resultar na aplicação de multas, visto que alguns são obrigatórios a certos empreendimentos. Desta forma, hoje vamos falar sobre os principais documentos contábeis. Acompanhe!

Quando utilizar os documentos contábeis?

Os documentos contábeis são utilizados para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal, dentre elas podemos citar o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), além de serem utilizados para o controle da saúde financeira da empresa. Por isso, esses documentos não podem conter erros ou rasuras e precisam ser arquivados.

Para isso existem regras que garantam sua organização, como por exemplo, o registro de dados em ordem cronológica e a assinatura do titular da empresa, assim como o contador responsável.

Quais são eles?

Existem diversos documentos contábeis, mas vamos citar os principais e que são conhecidos por todos os empresários. São eles:

Notas Fiscais: esses são documentos oficiais que demonstram o faturamento da empresa, por isso, as empresas devem fazer a emissão de notas fiscais quando houver a venda de produtos e serviços, caso contrário, pode ser penalizada pelo crime de sonegação fiscal. Esse procedimento foi facilitado com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que obedece aos padrões de escrituração fiscal.

Documentos comprobatórios de despesas: na rotina das empresas está o pagamento de diversas despesas, como energia, internet, telefone, aluguel, conta de água, dentre outras. Então, esses pagamentos também devem ser apresentados para a contabilidade e lançados normalmente na escrituração contábil da sua empresa.

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Extratos bancários: os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, visto que através deles são registradas as despesas e as receitas financeiras do negócio.

Documentos trabalhistas: as informações sobre os funcionários da sua empresa e as movimentações na rotina do departamento pessoal, como por exemplo, a folha de pagamento ou os contratos de trabalho também devem ser informadas ao contador. Fazer a gestão dos documentos trabalhistas reduz o risco de ocorrência de eventuais reclamações trabalhistas.

Guarda de documentos

Os documentos contábeis devem ser enviados mensalmente para a contabilidade, além disso, o registro e guarda dos documentos contábeis devem ser feitos de acordo com a legislação, sendo estabelecidos diferentes prazos, mas destacamos que o período médio de guarda é de cinco anos.

Porém, existem situações em que é necessário armazenar por dez anos, como os documentos trabalhistas e os documentos referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) que devem ser guardados por 30 anos.

Qual a importância desses documentos?

O acompanhamento desses documentos pela sua contabilidade aumenta a garantia de cumprimento da legislação.

Desta forma, o empresário evita sofrer sanções e prejuízos para o negócio, além disso, ajuda a ter domínio sobre a contabilidade do negócio e auxilia no gerenciamento da empresa e na tomada de decisões.

Desta forma, os documentos contábeis se mostram bastante úteis para o acompanhamento de alguns dos indicadores, como a rentabilidade; índice de endividamento; percentuais de despesas, dentre outros.

Por Samara Arruda

Fonte: Rede Jornal Contábil.